Kopano entwickelt Groupware-Software für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Das Unternehmen sitzt in Geislingen an der Steige und steht seit 2016 im Handelsregister. Die Wurzeln reichen über Kopano Groupware bis zur Open-Source-Groupware Zarafa zurück. Seit 2019 entsteht mit Kopano Cloud ein neuer Software-Stack, Version 8 erschien im August 2025. Kopano liefert die Lösung als Container-Stack aus, den Betreiber in der eigenen Umgebung installieren. Outlook bindet sich nativ an, mobile Geräte über ActiveSync, weitere Clients über IMAP, POP3 und EWS. Die Multi-Tenant-Architektur skaliert auf mehr als 50.000 Nutzer. Zielgruppe sind vor allem Managed Service Provider und Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen.
Kopano Cloud bündelt E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen in einer Oberfläche. Der Webclient orientiert sich sichtbar an Outlook, damit Anwender sich nicht neu einarbeiten müssen. Nutzer legen eigene Domains und Subdomains an, richten Abwesenheitsnotizen, Regeln und Ordner ein und teilen Ordner, Kalender und Kontakte. Termine planen sie mit Frei- und Gebucht-Zeiten, Ressourcen buchen sie mit automatischer Antwort.
Outlook verbindet sich über Auto Discover direkt mit Kopano Cloud, eine Exchange-Lizenz entfällt. Mobile Geräte docken über ActiveSync an, weitere Clients über IMAP und POP3, Kalender-Clients über EWS. Unternehmen behalten damit ihre gewohnten Programme und tauschen nur den Server dahinter aus. Der Webclient steht als vollwertige Alternative bereit und unterstützt E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben.
Kopano liefert die Plattform als OCI-Container aus, wahlweise per Docker. Betreiber installieren sie im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hoster ihrer Wahl und halten sie dort aktuell. Die Daten unterliegen damit dem Datenschutzrecht der gewählten Region, Kopano nennt die Lösung zu 100 Prozent DSGVO-konform. Bestehende Bausteine wie ein Anti-Spam-Gateway lassen sich vor die Plattform schalten. Die Containerauslieferung verkürzt die Bereitstellung spürbar.
Die Multi-Tenant-Architektur trägt Installationen mit mehr als 50.000 Nutzern. Kundenadministratoren und Endanwender arbeiten mit eigenen Oberflächen, Automatisierung läuft über eine REST-API. Ein Agent synchronisiert Benutzer aus LDAP oder Active Directory. Anbieter passen Farben und Branding zentral an und erhalten auf Wunsch eine gebrandete Endanwender-Dokumentation. Nutzer setzen Passwörter selbst oder bekommen sie an eine externe Mailbox geschickt.
Vor dem Kauf berät Kopano zur passenden Zielarchitektur und plant das Projekt gemeinsam mit dem Kunden. Das Team entwirft skalierbare Umgebungen und begleitet den Umzug von einer bestehenden Groupware. Ein Proof of Concept läuft dabei in der vorhandenen Infrastruktur, bevor der Regelbetrieb startet. Wer testen will, startet mit einer Demo-Umgebung oder einer kostenlosen Testphase über 30 Tage für bis zu zehn Nutzer.
Kopano schult Partner und deren Kunden im Umgang mit der Plattform. Die Angebote richten sich an Administratoren, die Installation, Mandantenverwaltung und Anbindung an Verzeichnisdienste beherrschen sollen. Ergänzend gibt es Dokumentation für Endanwender und Mandantenadministratoren. So bauen Partner das Wissen auf, das sie für Betrieb und Support im Alltag brauchen. Kopano fasst die Angebote unter Professional Services zusammen.
Partner integrieren Kopano Cloud in eigene Produkte und vermarkten sie unter eigenem Namen. So verbindet step3IT die Groupware seit September 2023 mit einem E-Mail-Sicherheitsgateway zum Angebot groupios. Linudata baut darauf die Lösung Kopanion auf, die auch als virtuelle Appliance vor Ort läuft. Intelego begleitet Kunden seit Jahren mit eigenen Lösungen. Interessierte Anbieter bewerben sich über das Partnerprogramm der Website.
