Actiware ist ein Softwareunternehmen aus Neu-Isenburg bei Frankfurt, das sich auf Output-Management und Dokumentenerstellung spezialisiert hat. Die Plattform ermöglicht die automatisierte Erstellung, Formatierung und Verteilung von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Korrespondenz. Actiware integriert sich in ERP- und CRM-Systeme und optimiert die dokumentenbasierten Geschäftsprozesse mittelständischer und grosser Unternehmen.
Actiware implementiert Enterprise Content Management Lösungen auf Basis von ELO ECM und der eigenen Plattform ACTIWARE.IO. Dokumente, Geschäftsprozesse und Wissensinhalte werden zentral erfasst, strukturiert abgelegt und über rollenbasierte Zugriffsrechte gesteuert. No-Code-Workflows ermöglichen es Fachabteilungen, Prozesse eigenständig zu konfigurieren, ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse vorauszusetzen.
Actiware steuert alle dokumentenbasierten Ausgabeprozesse zentral und automatisiert. Von der Belegformatierung über die Kanalauswahl bis zur revisionssicheren Archivierung werden Dokumente regelbasiert erstellt und an korrekte Empfänger verteilt. Gesetzliche Anforderungen wie ZUGFeRD, XRechnung und DSGVO-Vorgaben werden bei der Ausgabe automatisch berücksichtigt und nachweisbar eingehalten.
Mit KI-basierten Funktionen in ACTIWARE.IO automatisiert Actiware die Klassifizierung, Extraktion und Verarbeitung eingehender Dokumente. Intelligente Posteingangsbearbeitung, automatische Belegerfassung und Anomalieerkennung reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. KI-Assistenten und Chatbots unterstützen Mitarbeiter bei der Dokumentensuche und verbessern die Effizienz im Wissensmanagement.
Actiware bietet spezialisierte Lösungen für die DSGVO-konforme Verwaltung von Verträgen und rechtlich relevanten Dokumenten. Fristen, Wiedervorlagen und Genehmigungsworkflows werden automatisch überwacht und bei Bedarf eskaliert. Vollständige Audit-Trails und Versionsverwaltung stellen sicher, dass alle vertragsrelevanten Aktivitäten lückenlos dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
Actiware integriert Dokumentenmanagement-Lösungen nahtlos in führende ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, abas und ProAlpha. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, geprüft und zur Freigabe weitergeleitet. Die durchgehende digitale Verarbeitung – von der Eingangsrechnung bis zur Buchung – verkürzt Durchlaufzeiten deutlich und minimiert manuelle Eingaben sowie Fehlerquoten.
Dokumente werden von Actiware automatisch über verschiedene Ausgabekanäle wie physischen Druck, E-Mail, elektronische Rechnung und Kundenportale verteilt. Empfängerspezifische Präferenzen, Unternehmensrichtlinien und regulatorische Anforderungen fließen bei der Kanalauswahl automatisch ein. Die Integration in vorhandene ERP- und CRM-Systeme stellt vollständig prozessgesteuerte und revisionssichere Distribution sicher.
