OPTIMAL SYSTEMS GmbH ist ein spezialisierter Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) Software mit Hauptsitz in Berlin. Gegründet 1991, entwickelt und vertreibt die Unternehmensgruppe die ECM-Lösung enaio® für Unternehmen und Verwaltungen – einfach, sicher und flexibel.
Mit über 500 Mitarbeitenden an 16 Standorten und mehr als 75 Vertriebs- und Kooperationspartnern weltweit bedient OPTIMAL SYSTEMS über 2.300 Installationen. Als Teil der global agierenden Kyocera Corporation verbindet OPTIMAL SYSTEMS Unabhängigkeit mit internationaler Stärke.
Die Lösungen umfassen digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessmanagement für kleine, mittlere und große Unternehmen sowie kommunale Körperschaften.
Die ECM-Plattform enaio® bietet umfassendes Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Automatisierung in einer integrierten Lösung. enaio® ist flexibel skalierbar und passt sich den Anforderungen kleiner Betriebe ebenso an wie denen großer Konzerne und öffentlicher Verwaltungen.
Revisionssichere elektronische Archivierung aller Geschäftsdokumente gemäß GoBD, DSGVO und weiteren regulatorischen Anforderungen. OPTIMAL SYSTEMS bietet langfristige, sichere Aufbewahrung mit automatischer Fristenverwaltung und intelligenter Suche.
Konfigurierbare Workflows für die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Von der Rechnungsfreigabe über Vertragsmanagement bis zum Posteingang – enaio® digitalisiert und beschleunigt Abläufe mit Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Spezialisierte Lösungen für die öffentliche Verwaltung, insbesondere die elektronische Akte (E-Akte). OPTIMAL SYSTEMS unterstützt kommunale und staatliche Einrichtungen bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und der digitalen Verwaltungsmodernisierung.
Nahtlose Integration von enaio® in bestehende IT-Landschaften, insbesondere SAP, Microsoft 365, ERP- und Fachverfahren. OPTIMAL SYSTEMS stellt offene APIs und Konnektoren bereit, die das ECM-System zum zentralen Informationshub im Unternehmen machen.
